Funzionalità

• Approccio per processi
• Dematerializzazione delle procedure cartacee
• WFMS – gestione informatizzata e integrata dei processi
• Produzione documenti auto-compilati
• Creazione form personalizzate
• Scheduler – gestione scadenza e pianificazione attività
• Tracciabilità delle azioni svolte nei processi
• Progettazione grafica del sistema
• Archiviazione elettronica dei documenti
• Protocollazione informatica
• Notifiche – messaggistica interna, e-mail, sms, fax
• Inserimento dati guidato dal workflow
• Generazione automatica indicatori (KPI)

L’approccio per processi

Implementare un sistema di gestione integrato è una decisione necessaria per le organizzazioni che hanno come obiettivo la piena soddisfazione dei propri clienti.

In questo contesto SIGE-SAQ affianca l’azienda nella fase sia di analisi e definizione dei processi che di progettazione e mantenimento del sistema, il tutto nel rispetto delle norme di Qualità e di quanto espressamente richiesto al punto 4.2.3 della UNI EN ISO 9004:2009 (approccio per processi).

Dematerializzazione delle procedure

Mentre i sistemi di gestione tradizionali sono basati esclusivamente su documenti di Word, Excel o, addirittura, cartacei, e richiedono la compilazione della medesima informazione numerose volte, SIGE-SAQ è una soluzione software facilmente adattabile alle specifiche esigenze di ogni singola organizzazione, il cui obiettivo è l’implementazione di un sistema di gestione rivolto alla massima efficienza nel governo dei propri processi organizzativi, con un notevole risparmio in termini di tempo e denaro.
SIGE-SAQ porta in azienda un sistema di gestione di workflow che:
a) descrive l’intero business process/procedimento amministrativo
b) rappresenta il processo in forma grafica
c) gestisce il processo integrato con altri processi

Le informazioni presenti nella “vecchia” procedura sono quindi disponibili in una nuova forma.

• Funzioni assunte dall’utente all’interno dell’organizzazione
• Processi nei quali l’utente è coinvolto, anche con diverse funzioni
• Attività di competenza, per ogni processo
• Istruzioni operative contestualizzate su ogni attività
• Rappresentazione grafica del processo
• Rappresentazione grafica dello stato attuale del processo

Log e tracciabilità

L’organizzazione che intende lavorare “in qualità” e vuole puntare al miglioramento continuo può tracciare tutte le azioni svolte all’interno dei propri processi di gestione in modo automatico, senza dover perdere tempo nel copiare, su report o documenti cartacei, le azioni svolte nelle attività di processo, quando e da quale risorsa.

Form personalizzate

La massima efficacia di un sistema di gestione si raggiunge quando quest’ultimo è costruito sull’organizzazione che desidera migliorarsi. SIGE-SAQ si adatta perfettamente alle specifiche esigenze di qualsiasi realtà, piccola o grande, pubblica o privata, avente o meno già un sistema tradizionale implementato.

Ogni attività dei processi sarà corredata di una serie di strumenti fondamentali per completare il lavoro secondo la procedura prevista. Sarà possibile, quindi, creare maschere d’inserimento dati auto-compilanti, così da presentare all’utente esattamente i nuovi campi da considerare, precompilando quelli trattati nelle fasi precedenti e nascondendo appositamente i campi che non deve visualizzare in quel momento.

Banca dati dei modelli

SIGE-SAQ consente di produrre documenti auto-compilati sulla base delle informazioni di processo e di quelle inserite all’interno dei form, attività dopo attività. Tutti i documenti sono generati a partire da una modulistica integrata nel sistema, costantemente aggiornata, rispettando i requisiti normativi.

In questo modo è possibile ottenere in un istante verbali, documenti, rapportini e, addirittura, registri. Inoltre, numerosi documenti che prima erano “registrati” su documento cartaceo, Word o Excel, ora non necessitano più di essere prodotti in forma “classica”, in quanto il sistema stesso diventa il supporto informatico per la registrazione.

Calendario e scadenze

Con il sistema SIGE-SAQ la pianificazione delle attività e il monitoraggio delle scadenze diventa semplice e immediato. I piani di manutenzione, formazione, audit e il monitoraggio possono essere gestiti grazie al Calendario integrato. Questo ambiente consente di pianificare – anche in modo automatico – le attività, assegnare queste ultime alle risorse, impostare ricorrenze e notifiche automatiche al verificarsi o all’approssimarsi delle date pianificate. Il sistema avviserà, quindi, i soggetti coinvolti nell’attività e/o i responsabili di processo con notifiche, mail, ecc.

Il Calendario, inoltre, può avviare i processi e creare nuove istanze al verificarsi di scadenze preimpostate.

Archiviazione documentale e protocollazione

Il sistema SIGE-SAQ consente da un lato di diminuire notevolmente la carta prodotta per “descrivere” il sistema stesso (parliamo infatti di auto-documentazione) o necessaria per le registrazioni richieste dalle norme e, dall’altro, di informatizzare tutti i nostri archivi.

Il modulo di protocollo, infatti, offre la possibilità di scansionare, classificare, distribuire e fascicolare tutti i documenti in entrata o in uscita dell’organizzazione. Tutti questi documenti, compresi quelli semplicemente allegati nel sistema, sono memorizzati e archiviati all’interno dell’unico database su cui poggia SIGE-SAQ, indipendentemente dal loro formato.

Tramite la digitalizzazione di procedure, documenti e registrazioni, SIGE-SAQ rende immediata la ricerca delle informazioni desiderate, assicurando un notevole risparmio di tempo.

Notifiche

SIGE-SAQ facilita la comunicazione e lo scambio delle informazioni tra tutti i soggetti coinvolti all’interno di un processo. Le funzioni messe a disposizione dalla piattaforma di workflow consentono, per esempio, di inoltrare messaggi attraverso il componente integrato oppure di coinvolgere anche soggetti esterni – Autorità di Vigilanza, fornitori, clienti, ecc. – tramite l’invio automatizzato di email, fax o sms.

Indicatori del sistema

Un’organizzazione che intende migliorarsi deve poter conoscere con estrema precisione i propri punti di forza, ma è ancora più importante che sappia individuare i colli di bottiglia presenti all’interno dei propri processi. SIGE-SAQ offre un ambiente dedicato all’estrapolazione dei dati, alla produzione di statistiche e alla generazione di grafici multidimensionali rappresentativi delle informazioni estrapolate. I dati del sistema possono essere incrociati con altri che risiedono in altre basi dati come, per esempio, quelle degli applicativi gestionali già in uso.

• Tempo medio di esecuzione di un processo
• Tempo di risposta ai clienti
• Distribuzione delle segnalazioni per tipologia o area di riferimento
• Tasso di acquisizione nuovi clienti
• Distribuzione delle non conformità per causa
• Distribuzione infortuni per sede o natura della lesione
• Distribuzione incidenti per l’ambiente per luogo
• Distribuzione dei reati per anno

I processi

SIGE-SAQ rende possibile l’informatizzazione e l’integrazione di qualsiasi iter procedurale interno a una specifica organizzazione (processi sia primari che di supporto) e permette di scegliere se implementare il sistema integrato oppure presidiare una specifica disciplina o un singolo processo.

• Documentazione e Registrazioni
• Segnalazioni
• Non conformità
• Azioni correttive e preventive
• Incidenti per la sicurezza
• Incidenti per l’ambiente
• Simulazioni
• Audit di prima parte
• Assunzioni, cessazioni e trasferimenti
• Sorveglianza e misurazione per l’ambiente e sicurezza
• Valutazione e classificazione aspetti e impatti ambientali
• Valutazione e classificazione rischi per la salute e la sicurezza
• Dispositivi di protezione individuale
• Contratti d’appalto e d’opera
• Personale
• Interventi manutentivi
• Prodotti chimici
• Rifiuti