Sistema evoluto di protocollazione informatica e gestione dei flussi documentali
Dedicato alle esigenze di semplificazione e digitalizzazione delle Aziende private e delle PA
La soluzione risponde alle seguenti norme e tecnologie:
- conformità al DPR 445/2000 e s.m.i.
- conformità alla normativa DigitPA (ex CNIPA)
- integrabilità con gli applicativi già in uso presso l’amministrazione (web services)
- integrabilità con la piattaforma DukeNet per la gestione dei workflow a supporto dei procedimenti
Livelli
DK-GDP mette a disposizione numerose funzioni per soddisfare i livelli realizzativi in cui si articola il percorso d’informatizzazione dei flussi documentali.
- Livello 1 – Nucleo Minimo
- Livello 2 – Gestione Documentale
- Livello 3 – Workflow Documentale
- Livello 4 – Business Process Reengineering
Nucleo minimo
Il nucleo minimo del protocollo informatico prevede l’acquisizione dei dati del documento in entrata/uscita senza fare necessariamente la digitalizzazione del documento cartaceo.
DK-GDP soddisfa i requisiti per il primo livello fornendo le funzioni necessarie a:
- definire le Aree Organizzative Omogenee (AOO);
- operare la registrazione di protocollo (numero, data, mittente, destinatario, ecc.);
- gestire i dati fondamentali per la segnatura del documento (numero, data, ecc.);
- classificare i documenti ricevuti/inviati per una corretta organizzazione degli stessi.
Il sistema inoltre, consente, di stampare etichette con i dati di segnatura così da poterle applicare sui documenti cartacei oggetto della protocollazione e consentire l’accesso alle informazioni in modo controllato.
Gestione documentale
DK-GDP estende la sua copertura funzionale con una serie di funzioni rivolte verso una gestione dei documenti e degli archivi in forma avanzata e verso una completa dematerializzazione dei documenti.
DK-GDP soddisfa i requisiti per il secondo livello fornendo le funzioni necessarie per:
- l’acquisizione direttamente da scanner dei documenti cartacei (protocollo Twain);
- la distribuzione dei documenti protocollati direttamente all’interessato;
- la gestione “avanzata” della classificazione, tramite la definizione del Titolario;
- il collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti;
- la ricerca evoluta negli archivi del sistema;
- l’accesso controllato e riservato ai documenti.
Workflow
DK-GDP, grazie all’integrazione nativa con il motore di workflow di DukeNet, è in grado di gestire in forma avanzata tutti i documenti dell’organizzazione, protocollati e non, e di informatizzare qualsiasi procedimento amministrativo attraverso una rete integrata di processi (primari e di supporto).
In questo modo, l’utente destinatario del protocollo potrà non solo accedere allo stesso ma anche realizzare una reale fascicolazione, tramite il suo inserimento in una pratica amministrativa e per guidarla in modo controllato all’interno di un processo di gestione.
Inoltre, nel caso in cui un utente debba protocollare un documento in uscita prodotto all’interno di un processo, apposite funzioni ne consentono la trasmissione e il suo ricevimento già protocollato, senza l’uso di carta, e-mail o altri sistemi di comunicazione.
DK-GDP soddisfa i requisiti per il terzo livello fornendo ulteriori funzioni per:
- il controllo dell’accesso alle informazioni e ai documenti;
- il coinvolgimento di tutti gli uffici nel processo d’informatizzazione;
- una gestione dei documenti ancora più avanzata (associazione di metadati ai documenti, sicurezza multi-livello, organizzazione in pratiche e cartelle, ecc.);
- la ricerca evoluta (full-text su pratiche, documenti, protocolli, dati);
- il calendario integrato con i processi;
- le notifiche automatiche;
- il log della pratica;
- il monitoraggio e il miglioramento continuo (Business Intelligence & Business Process Management)
Business Process Reengineering
La piattaforma di workflow DukeNet mette in campo tutti gli strumenti necessari per adottare la metodologia del BPR (Business Process Reengineering), che prevede l’applicazione di tecniche di ridefinizione dei processi interni all’organizzazione, ottenendo in questo modo una discontinuità con il passato nell’ottica di un miglioramento radicale.
DK-GDP offre a quanti lo adottano indispensabili strumenti quali:
- esperienza in ambito della “gestione delle organizzazioni”;
- supporto di specialisti nelle singole discipline;
- ambiente di progettazione e sviluppo grafico dei processi;
- ambiente operativo Web per gestire i propri processi;
- ambiente di analisi delle prestazioni dei processi.
Funzionalità
- Definizione Aree Organizzative Omogenee
- Dematerializzazione
- Trasparenza amministrativa
- Registrazione
- Classificazione
- Segnatura
- Distribuzione
- Fascicolazione
- Gestione del titolario
- Registro informatico
- Acquisizione da scanner
- Stampa etichette
- Ricerca avanzata
- Integrazione con il workflow manager
- Gestione dei procedimenti
- Archiviazione elettronica
- Protocollazione cartacea o elettronica
- Accesso controllato ai documenti
