Archiviazione Documenti: come gestirla in modo efficiente?

L’ARCHIVIO DOCUMENTI COSTITUISCE UN ELEMENTO IMPRESCINDIBILE DI OGNI STUDIO E SOCIETA’ DI PROGETTAZIONE.

Naturalmente un tempo l’archivio documentale era totalmente fisico/cartaceo, ma con gli anni e l’introduzione di strumenti di stoccaggio sempre più potenti, quali cloud e NAS, quasi tutta la documentazione è diventata digitale, anche se è ancora piuttosto comune imbattersi in soluzioni di archiviazioni ibride.

• Ciò che è rimasto invariato è il bisogno di reperire i documenti in maniera rapida ed efficiente, collegandoli in forma univoca alle commesse e alle anagrafiche dei clienti.

In sostanza, la necessità è quella di seguire il ciclo di vita di un documento, individuabile nei seguenti punti:

• creazione o importazione;
• classificazione;
• collegamento al progetto o pratica di riferimento;
• condivisione con i referenti del progetto;
• ricerca rapida;
• conservazione.

Uno strumento di gestione documentale è pertanto indispensabile per gestire questo importante processo, trasversale ai macro-processi commerciali, di programmazione, gestione e controllo di commessa e amministrativi.

…Ma dove avrò messo quel file?! I rischi di un’archiviazione documentale inefficiente…

Fare una buona archiviazione documentale significa organizzare e conservare i documenti in modo sistematico e accessibile, al fine di facilitare la loro ricerca, consultazione e utilizzo.

Quali rischi si corrono se quest’attività viene condotta in modo inefficiente? È presto detto!

• La perdita di tempo nella ricerca di un documento, magari collocato per errore in una cartella sbagliata. Ben che vada dovremo perdere minuti preziosi a spulciare le altre cartelle in cerca del nostro file, mentre nel peggiore dei casi dovremo rifare il documento o farcelo spedire nuovamente dall’autore.
• La mancanza di univocità nella ricerca e nella condivisione. Siamo certi che i documenti vengano posizionati nelle giuste cartelle e che siano sempre condivisi con i giusti referenti?
• La cancellazione o alterazione accidentale del documento, magari perché conservato in una cartella in cui i permessi consentono la modifica anche a chi non conosce correttamente le procedure.

Tutti questi rischi si traducono in una perdita di tempo o dati a scapito dell’intera organizzazione aziendale.

Dalla Creazione alla Conservazione: le 5 C della Gestione Documentale.

Stando alle premesse, ecco cosa deve saper fare un gestionale per consentirci un’archiviazione documentale corretta in 5 punti.

• CREAZIONE: generazione dei documenti tramite l’utilizzo di report personalizzabili o modelli di stampa unione, oppure importazione di file ricevuti da soggetti esterni.

• CLASSIFICAZIONE: attribuzione di una o più etichette per consentire una ricerca rapida, secondo diversi parametri.

• COLLEGAMENTO: creazione di uno o più link in grado di rimandare a ogni singolo documento da varie sezioni come la ricerca, l’anagrafica del cliente, la pratica/progetto, ecc.

• CONDIVISIONE: possibilità di consentire la lettura o la modifica dei documenti da più PC facenti parte della stessa rete interna.

• CONSERVAZIONE: storicizzazione e archiviazione dei documenti. Tutti questi elementi sono ugualmente importanti e devono essere trattati con la massima attenzione, in quanto cardini del sistema di gestione documentale, che a sua volta è parte fondante di qualunque Studio Tecnico e Società di Progettazione.

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