Come utilizzare il Budget di Commessa, lo strumento Salva-Impresa.

Negli ultimi tempi sono state molte le sfide che le imprese hanno dovuto affrontare: crisi economiche mondiali, pandemia, rincaro dei costi dell’energia, ecc.

• Ecco perché ora più che mai è necessaria l’adozione di uno strumento in grado di aiutarci ad allocare in maniera intelligente le risorse della nostra Impresa/Studio, scegliendo solo le commesse che garantiscano un margine di guadagno abbastanza alto da sostenere i costi generali e, di conseguenza, farci avere un buon utile.

Questo strumento è il Budget Operativo di Commessa e la sua disciplina è tanto semplice quanto efficace.

Superare le crisi: con un’attenta pianificazione si può!

La pianificazione del lavoro in una commessa consta in un’analisi delle varie fasi di lavorazione dal punto di vista di:

• tempi di realizzazione;
• costi diretti derivanti dalle ore di manodopera;
• costi diretti derivanti da prestazioni fornite da collaboratori esterni;
• costi diretti specifici di commessa (come, ad esempio, costi chilometrici, ticket autostradali, stampe, ecc.);
• ricavi.

Il Budget è quindi uno strumento che ci aiuta a realizzare un’accurata previsione dei parametri fondamentali di una commessa, ovvero tempo, costi e ricavi, con una particolare enfasi sui margini di contribuzione ottenuti (ricavi – costi = margine).

Naturalmente, pur nella sua semplicità di esecuzione, è opportuno che il budget sia gestito in maniera smart, tramite un software dedicato.

Quali sono i rischi della mancata pianificazione.

Ma perché investire del tempo nella realizzazione di un budget? Quali sono i danni derivanti da una pianificazione non attenta?

Il rischio più comune è lo “sforamento” dell’importo preventivato nell’offerta a causa di un accumulo di costi diretti in eccesso. In questo caso i costi superano i ricavi e si realizza quindi un margine di contribuzione negativo.

Un ulteriore rischio è l’inefficiente allocazione delle risorse alla commessa, che può portare a ritardi o a sovrapposizioni di impegni lavorativi, andando a incidere anche su altre commesse in corso.

Un’altra problematica ancora è la maturazione di un margine di contribuzione troppo basso, insufficiente pertanto a rispondere ai costi generali dell’impresa.

I vantaggi del budget.

Come fa il budget a risolvere questo genere di problemi?
Innanzitutto, la commessa viene strutturata in una WBS (Work Breakdown Structure) ovvero Struttura Analitica di Progetto; l’intera commessa viene pertanto scomposta in più Work Packages (WP) o fasi di lavorazione.
La stima dei costi e dei tempi delle fasi e la conseguente generazione del budget possono essere effettuate tramite due metodologie.

Entrambe le metodologie sono valide, applicabili in contesti differenti e portano evidenti vantaggi:

• consentire una programmazione dei tempi di lavoro in modo da evitare conflitti con altre commesse;
• permettere l’allocazione più efficiente ed efficace delle risorse dell’impresa;
• fissare gli obiettivi di commessa in modo da poterli confrontare con i risultati ottenuti;
• sancire la responsabilità del Project Manager rispetto agli obiettivi programmati;
• responsabilizzare e motivare i collaboratori e i dipendenti fissando delle milestones.

• In conclusione, il budget è uno strumento prezioso per chiunque intenda limitare i rischi di una disattenta pianificazione del proprio lavoro.

Chiaramente il modo migliore per effettuare un budget di commessa al giorno d’oggi è l’utilizzo di un software dedicato alla gestione e al controllo, che rispetti le seguenti caratteristiche:

1. capacità di strutturare la commessa in una WBS;
2. funzionalità di inserimento delle stime di costo, tempo e ricavo in ogni Work Package;
3. possibilità di organizzare la WBS in un diagramma di Gantt;
4. disponibilità di un ambiente di confronto tra budget e consuntivo, sia a video sia tramite un report.

Queste e altre qualità le puoi trovare in Matrix, il software in grado di supportare il lavoro quotidiano delle Imprese di costruzioni, edili e impiantistiche, compatibile con i sistemi operativi macOS e Windows.