Gare d’appalto per i servizi di progettazione: transizione del processo di acquisizione lavori.

Arriva il PNRR.

Certamente non manca la domanda di lavoro per gli studi e le società di progettazione. Dopo il caotico boost del Superbonus 110% è in arrivo la pioggia di denaro del PNRR che si concretizza in oltre 18 mld di euro.
In particolare 1,25 mld di euro si tradurranno, nel breve periodo, in una notevole quantità di bandi di servizi di progettazione per opere pubbliche.
Secondo i dati OICE il fatturato del 2020 è aumentato del 3,5% sull’anno precedente; per il 2021 le stime prevedevano un ulteriore incremento del 15,5% con una produzione di quasi 3,5 miliardi. Non solo, in virtù di questi incrementi produttivi, alla fine del 2021 il settore contava quasi 4.500 lavoratori in più rispetto al 2019. Dal PNRR l’81,6% delle imprese si attendono benefici “abbastanza” (53,1%) o “molto” (28,6%) significativi.

Cambio di paradigma.

L’effettivo aumento della domanda e delle relative opportunità di crescita impongono una riflessione sul modello organizzativo aziendale. Risulta infatti evidente che la “crescita” non riguarda solo l’aumento della forza lavoro qualificata o le opportunità di espansione per acquisizione, ma coinvolge anche e soprattutto il passaggio a un modello di tipo “industriale”.
Un esempio concreto di questo passaggio indispensabile e irrimandabile è rappresentato dal processo di acquisizione, che nel nostro Paese è tutt’ora regolato dal D.Lgs 50/2016 e successive integrazioni.
La normativa indica i principali criteri di pre-qualificazione per i soggetti che possono partecipare alle gare d’appalto e che sono:

• importo delle opere relativo ai servizi svolti dal soggetto partecipante negli ultimi dieci anni (importo suddiviso per ID opera);
• importo di due servizi (picchi) svolti negli ultimi dieci anni (sempre suddiviso per ID opera);
• personale qualificato disponibile (media ultimi tre anni);
• fatturato per servizi (media migliori tre anni fra gli ultimi cinque).

A prescindere dalle varie declinazioni, integrazioni e interpretazioni che i criteri sopra esposti trovano nei vari bandi, la semplice conseguenza che deriva dal sistema in essere è che il valore di una società di progettazione sia direttamente proporzionale alla sua storia e alla capacità di tesorizzarla. La potenzialità è espressa attraverso la capacità quantitativa “dell’aver già fatto”, di avere un numero di persone, una struttura e un fatturato adeguati.

Azione e Reazione.

Alle richieste dei bandi le società rispondono con una serie di attività e procedure, simili in ogni organizzazione:

1. raccolta delle opportunità (ad invito o aperte);
2. individuazione dei requisiti e verifica del possesso degli stessi;
3. preparazione della documentazione per la partecipazione;
4. raccolta degli esiti.

Competenze ed estro sono la linfa vitale delle “buone” aziende specie se italiane che in quanto a tecnica, nel mercato mondiale, non sono seconde a nessuno. In questo caso gli aspetti tecnici di ogni gara non rappresentano solitamente problemi insormontabili, ma è altrettanto vero che le attività di verifica dei requisiti e, se non sufficienti, gli sforzi per aggregare la compagine sociale (RTI) in modo da ottenere tutti quelli richiesti dalle gare, rappresentano aspetti critici che spesso fanno la differenza.

Il valore aziendale, inteso come la propria storia, è spesso affidato alle “cinture nere” del foglio elettronico. Queste persone sono abili nell’ingabbiare ogni elemento statistico delle commesse nelle righe di una maxi tabella, spesso interpretabile solo da pochi eletti.
In più, l’aggiornamento di questo mondo avviene nei ritagli di tempo e il recupero dei dati per la verifica dei pre-requisiti non è sempre semplice.
E per finire, anche la raccolta della documentazione a supporto della certificazione dei requisiti del gruppo, ai fini dell’aggiudicazione, non è mai una passeggiata, nonostante l’aiutino rappresentato dal soccorso istruttorio.

Digitalizzare per industrializzare.

Il passaggio epocale di mentalità avviene grazie alla convinzione che i processi organizzativi possono e devono essere industrializzati. La digitalizzazione ci è amica in questo delicato passaggio e la regola aurea in questo caso è quella proposta dall’approccio per processi.
Per entrare nel concreto prendiamo il percorso di acquisizione dei lavori appena descritto.
L’efficacia del processo è l’obiettivo principale da perseguire e la sua progettazione parte dalla mappatura degli attori coinvolti nell’acquisizione e dalla conoscenza delle rispettive esigenze e operatività:

1. Ufficio Gare;
2. Direzione Commerciale;
3. Capo Progetto – Coordinatore;
4. Collaboratori interni ed esterni.

I passaggi per un’efficace digitalizzazione sono di facile intuizione e sono sintetizzabili in 4 punti.

• Data base progetti: ogni progetto deve essere correttamente registrato in corso d’opera rilevando qualsiasi parametro statistico utile ad una successiva aggregazione e non solo ai fini della partecipazione alle gare. Si tratta, come più volte detto, di mappare il proprio valore mentre lo si crea; nel data base saranno registrate tutte le fatture e i certificati raccolti per ID opera e per servizio. E’ anche importante tenere traccia della configurazione dell’eventuale RTI che ha partecipato al progetto.
• Raccolta opportunità: ogni gara ambita deve essere mappata e l’attenzione preliminare deve essere posta nella raccolta strutturata dei requisiti richiesti. Lo scopo è quello di verificare in maniera automatica il possesso ovvero l’evidenziazione dell’eventuale Gap. Il software deve agevolare l’operatore nell’inserire i partner che entrano a far parte della compagine ai fini del raggiungimento dei requisiti richiesti.
• Pianificazione e monitoraggio attività: il coordinatore e i suoi collaboratori devono programmare le attività nelle modalità utili per la partecipazione e la raccolta sistematica e condivisa dei documenti, come per ogni altro progetto.
• Statistiche gare: i risultati di gara, quando noti, devono essere raccolti proprio per dotarsi di un osservatorio personalizzato sul proprio mercato di riferimento.

Strumenti software.

Sicuramente sul mercato sono disponibili diversi strumenti software a supporto del lavoro in team che possono candidarsi a supportare la complessità delle società di progettazione.

Tuttavia, occorre prestare attenzione nel momento della scelta e preferire quelli che dispongono dei requisiti richiesti.

• Copertura funzionale: meglio rivolgersi a un partner con competenze specifiche nel settore AEC.
• Architettura ERP: verifica che i principali processi della tua azienda siano supportati in maniera integrata (anagrafiche in ottica CRM, preventivi e offerte, gestione progetti, consuntivazione, raccolta costi, budget, contabilizzazione, amministrazione e cash flow).
• Accessibilità: verifica di poter accedere, tramite smartphone/tablet, almeno alle principali funzioni del sistema.
• Gestione documentale: verifica le modalità di archiviazione dei documenti (file system, database, ecc.) per garantirti flessibilità e sicurezza dei dati.
• Agenda: la programmazione delle attività con la visualizzazione degli impegni in agenda è sicuramente un vantaggio.
• Gantt: non può mancare la visualizzazione della programmazione temporale dei progetti tramite diagramma di Gantt.

Ora che hai un quadro generale sulle opportunità di mercato e i punti salienti per poterle cogliere, puoi approfondire gli aspetti specifici che derivano dalla digitalizzazione del processo di acquisizione lavori nell’ambito delle Gare d’Appalto.