Nei precedenti articoli abbiamo visto come con il Controllo di Gestione si ponga attenzione all’interazione informativa tra i processi aziendali, sicuramente una chiave di successo anche e soprattutto nel settore AEC dove la complessità del cantiere e le diverse “culture” all’interno dell’organizzazione (lavoro in cantiere – amministrazione, servizi di sede e passaggio dei dati tra i vari reparti), rappresentano una vera e propria sfida.
Per affrontare l’argomento da un punto di vista “pratico”, consideriamo il caso reale del percorso di digitalizzazione dei principali processi aziendali di un’impresa di costruzioni che opera nel settore delle manutenzioni stradali e autostradali, di primaria importanza nazionale.
Obiettivo: informatizzare il processo di Monitoraggio e Controllo di Commessa in forma integrata.
Il mandato direzionale di progetto era particolarmente chiaro e ben definito: informatizzare il processo di monitoraggio e controllo di commessa in maniera integrata, dalla partecipazione alla gara d’appalto al collaudo dell’opera.
La soluzione EasyPro al banco di prova.
Tra le varie soluzioni presenti sul mercato è stato scelto EasyPro, il programma targato 888 Software Products e dedicato al mondo AEC, completo di tutte le funzionalità necessarie per controllare e monitorare ogni processo dell’azienda e avere accesso rapido e guidato alle informazioni.
A EasyPro spetta quindi il ruolo di strumento ideale per centralizzare velocemente il flusso informativo delle diverse aree funzionali e, in particolare, per coordinare le attività inerenti alla gestione delle gare d’appalto, al document management e alla rendicontazione di sintesi di commessa, oltre alle attività riguardanti l’ufficio Risorse Umane dedicate alla formazione e alla raccolta dei documenti per la partecipazione alle gare d’appalto.
La filosofia di implementazione consiste nella trasformazione del processo in essere da lineare a circolare; i risultati della chiusura della commessa devono essere storicizzati e archiviati nel sistema come dato statistico a cui attingere per le valutazioni e le analisi sugli scenari futuri e i nuovi progetti, così da avviare un vero e proprio percorso virtuoso di Knowledge Management.
Seguendo le logiche del Project Management, il flusso informativo è stato ridisegnato in base all’avanzamento delle informazioni nel processo di gestione della commessa, come si vede negli schemi seguenti.
E’ utile ricordare che nella progettazione del sistema gestionale si è posta particolare attenzione all’analisi del flusso informativo e alla conseguente configurazione dei Boundary Objects, in special modo ai seguenti passaggi riprodotti in tabella:
| Entità aziendali | Frontiera di processo | Boundary Objects | Beneficio ottenuto |
|---|---|---|---|
| Ufficio Gare Commerciale Ufficio Tecnico |
STEP 1 – Raccolta opportunità – Valutazione opportunità |
– Working list per attributo – Status opportunità – Repository documentale – Opportunità |
– Glossario unico – Eliminazione carta – Riduzione tempi – Individuazione compiti e responsabilità – Analisi statistica acquisizione |
| Ufficio Gare Ufficio Commesse |
STEP 2 – Lancio commessa acquisita |
– Configuratore commessa – Check list documentale |
– Riduzione tempi – Attenzionamento adempimenti |
| Ufficio Commesse Ufficio Tecnico Ufficio Acquisti |
STEP 3 – Programmazione commessa |
– Studio offerta – Piano approvvigionamenti |
– Cash flow di commessa – Velocizzazione ordini di acquisto e contratti di subappalto |
| Produzione Amministrazione |
STEP 4 – Evasione ordini – Rilievo dati di produzione |
– Data entry raccolta dati | – Tempestività nella rendicontazione economica |
| Produzione Controller |
STEP 5 – Chiusura commessa |
– Ambiente business intelligence | – Archivio storico analisi incidenze e rese per lavorazione |
Logiche istituzionali e Boundary Objects in azienda: quale esito?
L’adozione delle tecniche di Project Management è risultata efficace proprio perché abbinata ai temi legati alle logiche istituzionali e ai Boundary Objects.
L’esito è la soddisfazione di tutte le esigenze informative – contabili e tecniche – favorendo l’integrazione organizzativa quale valida alternativa alla logica dei “silos funzionali”.
Ricordiamo che la situazione iniziale era caratterizzata da una modalità di approccio a “compartimento stagno”, dove ogni reparto svolgeva la propria mansione in maniera efficace, ma non efficiente.
Mancava, infatti, il coinvolgimento e la consapevolezza di tutti gli “attori” dell’impatto del proprio operato nelle attività a valle del processo di riferimento, carenza che è stata colmata con la reingegnerizzazione dei processi tramite l’adozione del nuovo sistema gestionale che ha permesso di scardinare, con evidente fatica e impegno da parte di tutta l’organizzazione, abitudini consolidate ma controproducenti.
Questo processo di inclusione è risultato fondamentale per comprendere gli obiettivi reciproci di ciascuna area aziendale, a cui sono state associate logiche istituzionali ben definite, con il preciso intento di coadiuvare gli scopi organizzativi verso la creazione di Valore durante tutto il processo produttivo.
Lo schema condiviso dall’intero gruppo di lavoro è sintetizzato nella tabella successiva.
| Corporate Logic (logica aziendale) | Professional Logic (logica professionale) | Efficiency Logic (logica efficientista) | |
|---|---|---|---|
| Caratteristiche | – Ricerca della massimizzazione del profitto – Focus su vendita e generazione di profitti – Affermazione dell’azienda sul mercato |
– Focus sulle competenze professionali e aumento della reputazione personale – Status opportunità – Importanza della qualità |
– Capacità di problem solving attraverso l’uso della tecnologia – Uso razionale delle risorse a disposizione |
| Area aziendale | Area Amministrativa | Area Tecnica | Area Amministrativa Area Tecnica |
Si è, infine, affrontato il tema delle due “anime” aziendali, commerciale e amministrativa, che nella pratica comune lavorano con logiche diverse. Vediamo i dettagli:
Oltre alle due logiche aziendali espresse prima, è possibile individuarne una terza che le influenza entrambe: Efficiency Logic ovvero “logica efficientista”.
Tale logica si identifica nella capacità di risolvere i problemi con soluzioni innovative oltre che tecnologiche e processi più efficienti ed economici.
Si noti che gli amministrativi hanno la necessità di velocizzare i processi burocratici all’interno degli uffici per un maggiore controllo di tutta l’azienda e a ciò possono contribuire i tecnici partecipando all’inserimento di dati e informazioni inerenti alla progressione della commessa; i tecnici, d’altra parte, raggiungono l’efficienza attraverso l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia evitando lo spreco di risorse durante tutto il processo.
In conclusione, pur influenzate da una logica istituzionale di tipo efficientista, entrambe le aree ricercano l’efficienza con metodi e approcci differenti, ma con la stessa difficoltà a comprendere le esigenze dell’altro.
Ecco che diventa fondamentale attenuare le divergenze fra le due logiche istituzionali principali e facilitare la comunicazione e la condivisione degli obiettivi reciproci, in modo tale che l’azienda possa perseguire una direzione comune ed evitare contrasti interni.
Missione compiuta… con EasyPro!
La crescita di questa realtà aziendale negli anni ha evidenziato la necessità da parte delle suddette “anime” di trovare una soluzione più adatta al nuovo business, dal punto di vista sia economico che tecnico, e l’implementazione di EasyPro si è dimostrata da subito innovativa e vincente per entrambe le aree.
I tecnici adibiti alla contabilità lavori in passato comunicavano i dati per l’emissione delle fatture attive verbalmente o tramite fogli Excel, mentre ora possono inserire il dato direttamente nel gestionale, così da facilitare il controllo dell’area amministrativa e avere un riscontro immediato sullo stato della commessa.
L’area amministrativa trova direttamente nel sistema informativo i dati di interesse (chi produce il dato lo inserisce!), evitando comunicazioni verbali o tramite e-mail che potrebbero causare errori di trascrizione o fraintendimenti.
Inoltre, tutti i documenti inerenti alla commessa sono disponibili su EasyPro in modo tale che ciascun utente possa reperire le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro in completa autonomia.
Inizialmente non è stato semplice far comprendere i benefici di questa soluzione, perché le abitudini conservative tipiche di ogni realtà aziendale sono notoriamente radicate: cautela verso il cambiamento, paura di perdere la “proprietà” dell’informazione e la naturale pigrizia intellettiva di ogni persona per il “nuovo” generano ricorrenti motivazioni e resistenze all’introduzione di sistemi ERP nella propria organizzazione, specie nel settore delle Costruzioni.
Per vincere la diffidenza è stata messa in campo un’attività di rilevazione dei principali ostacoli al flusso informativo percepiti, condivisi e vissuti come difficoltà aziendali:
Nel prossimo articolo sui Boundary Objects apporteremo ulteriori riflessioni sul tema.
Intanto, se anche tu vuoi approfondire l’informatizzazione dei processi aziendali con EasyPro, contattaci subito per fissare una demo online con i nostri esperti.
