Il subappalto, indispensabile complicazione. Come programmare e monitorare con successo il subappalto nelle commesse edili.

Perché ricorrere al subappalto.

• Il subappalto è il contratto con cui l’appaltatore affida a terzi l’esecuzione di parte delle prestazioni o lavorazioni oggetto del contratto di appalto (art. 105 Codice Contratti Pubblici)

Dietro a questa semplice definizione troviamo una delle pratiche più importanti, indispensabili e allo stesso tempo complicate presenti nell’uso corrente della gestione dei lavori.
Ecco le motivazioni peculiari di un settore particolare:

• dimensione media – il numero delle imprese che operano sul mercato è di oltre 480.000 (dati Osservatorio ANCE nazionale 2022); di queste “solo” circa 20.000 hanno più di 10 addetti e 3.000 superano i 5 milioni di euro di fatturato;

• valore crescente dell’appalto – il volume e il valore medio degli appalti pubblici per lavori sono in costante aumento dal 2018 (dati Infoappalti – Anac relazione appalti anno 2020);

• complessità procedurale – la normativa di riferimento, le circolari interpretative e le soglie che definiscono i limiti di accesso al subappalto sono complesse e interpretate in maniera non sempre univoca dalle oltre 8.000 stazioni appaltanti.

Pianificazione e variabilità.

Anche per l’impresa più strutturata pianificare correttamente la gestione dei subappalti a livello aziendale rappresenta una vera e propria sfida, che vede da un lato le lungaggini e le incertezze nella fase di aggiudicazione e avvio dei lavori, dall’altro l’enorme variabilità dei cantieri in essere.
A tutto questo si somma un’ulteriore criticità: il ricorso allo strumento subappalto è soggetto a limitazioni che variano a seconda dei casi e delle stazioni appaltanti.

Ne deriva un percorso di pianificazione e controllo particolarmente complicato, non tanto e non solo per la gestione operativa di cantiere, ma soprattutto per quanto riguarda la parte di contrattualizzazione e monitoraggio dell’avanzamento lavori in conformità alla normativa e alle esigenze di controllo di gestione.

Monitoraggio del subappalto.

Alla luce delle precedenti osservazioni possiamo ritenere la procedura di programmazione e controllo dei subappalti di commessa un vero e proprio percorso a ostacoli, che richiede molteplici competenze interdisciplinari, tempo e strumenti idonei.
Ecco i cinque punti sfidanti da considerare per una consapevole ed efficace gestione dei subappalti:

1. è indispensabile valutare quali lavorazioni siano da affidare in subappalto sin dalla partecipazione alla gara, ovvero dalla formulazione del preventivo, quali limiti non sforare per categoria d’opera previsti nel caso di lavori pubblici e la disponibilità delle imprese da coinvolgere, anche ai fini delle dichiarazioni richieste dal bando;
2. nel caso di aggiudicazione occorre predisporre i relativi contratti, ponendo attenzione anche e soprattutto al rispetto dei limiti previsti nel contesto specifico (30% – 50%);
3. durante l’esecuzione occorre verificare che le autorizzazioni al pagamento dei vari stati di avanzamento riconosciuti al subappaltatore non superino il valore contrattuale autorizzato;
4. è importante tenere in considerazione la presenza delle immancabili varianti in corso d’opera, relative integrazioni contrattuali e conseguenti modifiche ai contratti di subappalto da far approvare alla stazione appaltante;
5. nel caso di appalto acquisito in regime RTI (raggruppamento temporaneo di imprese) si deve preventivamente considerare un ulteriore livello di difficoltà in termini sia organizzativi che formali.

E tutto questo moltiplicato per ogni commessa gestita dall’impresa!

Il processo integrato di gestione del subappalto.

Ciò che emerge in maniera evidente è che il ricorso all’istituto del subappalto coinvolge tutti i reparti dell’Impresa nella gestione di un processo integrato, dove il percorso informativo deve essere ben coordinato se si vogliono concretamente misurare e documentare tutte le interazioni con i subappaltatori.

Guarda lo schema esemplificativo che riassume in un flusso di lavoro i reparti, le fasi, le attività e i documenti che caratterizzano la gestione dei subappalti.

Strumenti di supporto.

Il processo descritto rappresenta solamente la punta dell’iceberg di un percorso decisamente ancora più complicato, dove gli strumenti di affidamento a terzi di parti d’opera sono molteplici (nolo a caldo, nolo a freddo, fornitura in opera, ecc.), le modalità di pagamento possono addirittura prevedere il pagamento diretto del subappaltatore da parte dell’Ente e tanto altro ancora.

Ecco che il rischio di perdere il controllo amministrativo, ovvero di commettere errori procedurali, diventa concreto e direttamente proporzionale al numero di commesse e ai relativi subappalti presenti in contemporanea.

A questo punto è chiaro che un buon sistema di controllo digitalizzato rappresenta un valido alleato e un sempre più necessario strumento di supporto del processo di monitoraggio.

Le particolarità del mercato italiano delle costruzioni e, specificatamente, l’ambito subappalti richiedono la disponibilità di soluzioni software dedicate che, proprio per la loro importanza nella gestione delle commesse, devono essere valutate con molta attenzione.

Ecco le funzioni imprescindibili che un buon sistema di controllo subappalti deve avere:

• il controllo subappalti deve essere contestualizzato in un sistema di tipo ERP dove le informazioni seguono un percorso che parte dal preventivo per arrivare alla contabilità generale;

• per ogni subappalto deve essere possibile gestire il relativo contratto. Importo contrattuale e contabilità devono essere rilevabili anche in maniera semplificata ma in armonia con il contratto d’appalto principale;

• l’emissione del contratto di subappalto deve generare automaticamente il computo per la successiva rilevazione della contabilità lavori;

• l’emissione di ogni singolo contratto deve essere abbinata al controllo dell’eventuale superamento del limite previsto per lo specifico appalto;

• ogni autorizzazione al pagamento del subappaltatore (SAL passivo) deve essere monitorata in relazione all’importo contrattuale evidenziando eventuali sforamenti;

• deve essere disponibile un pannello di controllo (Dashboard Subappalti) per ogni commessa, dove sia presente l’elenco dei subappalti in relazione all’eventuale limite generale e per categoria di lavoro.