DukeNet Web Client
DukeNet fornisce a tutti gli utenti coinvolti nel processo un client realizzato con le ultime tecnologie Web così che l’accesso al sistema possa essere indipendente dalla postazione di lavoro. Attraverso l’autenticazione, il sistema presenta a ogni utente la sua personale area di lavoro in cui sono raccolte le attività, le pratiche, i documenti, i moduli, gli eventi, i protocolli, ecc.

Attività

DukeNet ti dice cosa devi fare.
DukeNet mette a disposizione degli utenti un ambiente estremamente semplice ma evoluto in cui ritrovare il proprio carico di lavoro. È DukeNet che presenta a ognuno l’elenco delle pratiche assegnate sulla base delle regole precedentemente impostate in fase di progettazione. In questo modo, ogni attore dei processi non dovrà perdere tempo nel cercare la pratica corretta e tutte le informazioni connesse. La worklist integra in un unico ambiente tutte le istanze dei processi in cui è coinvolto l’utente.

Digitalizziamo la procedura.
DukeNet affronta la tematica della digitalizzazione da diversi punti di vista. Non si limita alla trasposizione in digitale dei documenti e alla conseguente dematerializzazione delle pratiche ma consente di abbandonare le tradizionali procedure create appositamente per “documentare” un processo interno all’organizzazione. Le funzioni messe a disposizione da DukeNet permettono di abbandonare questa visione ormai superata e di non solo descrivere un processo, ma anche di rappresentarlo e usarlo in forma informatizzata.

Pratiche

Gli strumenti giusti… nel momento giusto
Ogni pratica che viaggia all’interno di un processo di DukeNet, in base all’attività in cui si trova, si arricchisce di una serie di strumenti fondamentali per smaltire il lavoro previsto, che possono essere di diverse tipologie:
• documenti auto-compilanti in funzione delle informazioni contenute nella pratica o memorizzati in altre base dati;
• link ad applicativi gestionali anche già in uso presso l’organizzazione;
• strumenti per la georeferenziazione delle pratiche;
• form dati personalizzate.

Visione per pratica
Con DukeNet possono essere raccolti e gestiti secondo la visione per pratica (e non per singolo documento) tutti i documenti in modo indipendente dal loro formato (documenti Office, mail, ecc..).
Per ogni pratica il sistema presenta una specifica area documentale, in cui l’utente (o il sistema in modo automatico) può raccogliere tutti i documenti che desidera. In alcuni casi può essere DukeNet stesso che, al verificarsi di determinati eventi, inserisce nella pratica un documento. Ad esempio, attraverso il DukeNet Monitor (link alla pagina DukeNet -> componenti aggiuntivi) è in grado di allegare file, email arrivate a un account di posta o documenti auto prodotti.

Documenti

I documenti possono essere organizzati secondo una struttura simile a quella del file system, al fine di consentirne una più facile gestione.

Accesso
L’accesso ai documenti è sempre controllato da DukeNet attraverso numerosi livelli autorizzativi.

Versioning
DukeNet implementa un’efficiente logica di versioning, attraverso cui l’utente può gestire le revisioni documentali, la matrice delle revisioni, l’accesso a precedenti versioni del documento e il ripristino di una versione.

Metadati
Spesso si ha l’esigenza di registrare delle informazioni per ogni singolo documento; DukeNet consente la registrazioni di metadati liberamente configurabili dal progettista, sempre senza scrivere una riga di codice.

Gestione documentale avanzata
DukeNet, grazie alla piena integrazione con il modulo GDP (link alla pagina DK-GDP), consente di inviare e ricevere direttamente dal client Web i documenti, per la loro protocollazione e/o gestione. Solo con DukeNet è possibile operare una reale fascicolazione dei protocolli.

Ricerca velocemente informazioni documenti
Con DukeNet, tramite la funzione “full-text”, è possibile ricercare qualsiasi tipo di informazione o documento memorizzato nel sistema eliminando immediatamente i tempi di ricerca e di accesso ai dati.

Pianifica le attività in modo evoluto
Grazie allo Scheduler integrato in DukeNet ogni utente potrà pianificare sul proprio calendario, o su quello di altre risorse, degli eventi in modo personalizzato. DukeNet consente di personalizzare numerosi parametri come, ad esempio, l’invio di notifiche mail automatiche, pattern avanzati per le ricorrenze o la compilazione del calendario sulla base delle informazioni inserite nei processi.

Messaggistica interna
DukeNet integra nelle sue funzioni anche un client per l’invio automatizzato o manuale di messaggi agli altri utenti configurati nel sistema. In questo modo, non sarà più necessario aprire il proprio sistema di posta per notificare informazioni inerenti ad attività svolte in un processo.

Oggi sei assente?
Ogni utente può registrare nella sua area personale eventuali assenze, ad esempio per ferie o malattia. Così facendo il sistema sarà in grado di assegnare correttamente le pratiche agli utenti, tenendo in considerazione non solo il loro carico di lavoro ma anche la loro eventuale assenza.

Configura il tuo accesso
DukeNet permette agli attori del sistema di essere autonomi nel configurare la propria scrivania digitale. Ognuno è in grado, quindi, di impostare esattamente come e quali informazioni rendere visibili nella worklist, la visualizzazione del calendario, il layout generale del suo portale.

Ordina i documenti di sistema
DukeNet, al fine di migliorare la gestione dell’intera organizzazione presenta un’area dedicata alla pubblicazione dei documenti di carattere generale, come il manuale dell’azienda, l’elenco dei processi, le normative, i regolamenti interni, ecc.