Archiviazione documenti e comunicazione

L’efficienza dello Studio Tecnico non può prescindere dall’archiviazione organizzata e razionale di tutti i documenti, inclusa la posta elettronica, per trovare sempre ciò che serve e velocemente.
EasyPro ti offre in più la possibilità di lavorare anche fuori ufficio ai tuoi progetti e di consultare la tua agenda grazie al collegamento a Dropbox e Google Drive/Calendar.

I documenti e le e-mail

EasyPro è un sistema informativo dotato di un gestore documentale evoluto, con caratteristiche appositamente sviluppate per le organizzazioni tecniche. Lo studio è libero di scegliere se utilizzare gli strumenti di videoscrittura e posta elettronica messi a disposizione dal sistema (EasyWrite e EasyMail) oppure sfruttare l’integrazione con le applicazioni abitualmente utilizzate (Word™, OpenOffice™, Outlook, iCal, ecc.), anche per creare modelli personalizzabili di documenti ed email.
Con EasyPro l’intero ciclo di vita del documento – creazione, duplicazione, revisione e associazione a una pratica/anagrafica – risulta facilmente gestibile. Tutta la documentazione, accessibile al personale dello studio secondo criteri prestabiliti da un responsabile, può essere archiviata nonché protocollata automaticamente per favorirne la rintracciabilità tramite ricerca per “chiavi” o full text. La gestione documentale non è mai stata così sicura e agevole.

EasySyncro: agenda sincronizzata con google calendar

Con “EasySyncro” è possibile sincronizzare l’agenda di EasyPro – attività da fare e appuntamenti – con quelle di Outlook, iCal e Google.
L’interazione con Google Calendar si rivela particolarmente interessante perché l’aggiornamento delle agende – anche da fuori ufficio – è diretto, garantendo la massima sicurezza delle informazioni; i dati sensibili presenti nel database, infatti, non sono esposti sul web e, quindi, non risultano vulnerabili.

Sincronizzazione documenti con Google Drive e Dropbox

EasyPro si evolve sul fronte mobile con l’integrazione a Dropbox e Google Drive, per darti la libertà di creare, consultare e modificare i tuoi documenti anche quando risulta impossibile l’accesso diretto al sistema.
Lavorare “in movimento” non è più un problema, perché i file caricati in rete sono immediatamente disponibili su tutti i tuoi dispositivi – smartphone, tablet e PC – e puoi sempre condividerli e scambiarli con i tuoi colleghi, riducendo così i tempi di realizzazione/gestione dei progetti, senza più bisogno di spedire email.
Anche in assenza di rete hai l’accesso ai tuoi documenti e la possibilità di modificarli in modalità offline; appena tornerai connesso, i tuoi file si sincronizzeranno automaticamente.

Tutto questo è a costo zero! I servizi di cloud storage e sharing offerti da Dropbox e Google Drive sono infatti gratuiti e garantiscono uno spazio di archiviazione online sicuro e protetto, variabile rispettivamente da 2 a 15 GB, fruibile tramite le apposite applicazioni disponibili per le piattaforme Windows e Mac, oltre che per i dispositivi mobile Android e iOS.

La biblioteca

Gli studi si confrontano quotidianamente con l’evoluzione normativa che spesso sta alla base del proprio lavoro; la necessità sempre più sentita consiste, quindi, nel consultare rapidamente la documentazione tecnica e legislativa. EasyPro offre una sezione specializzata in grado di archiviare e catalogare materiale sia digitale che cartaceo; in quest’ultimo caso è possibile non solo registrare le informazioni dettagliate sui testi (autore, titolo, editore, costo, ecc.), ma anche l’ubicazione fisica del medesimo all’interno dello studio e chi, eventualmente, lo prende in prestito.
Le informazioni archiviate nella Biblioteca possono essere relazionate agli altri contesti del sistema, quali Pratiche e Documenti con cui realizzare vere e proprie funzioni di Content & Document Management.