Organizzazione di risorse e anagrafiche
Il primo argomento da affrontare per gestire al meglio la tua base dati.
L’organizzazione delle risorse interne e dei collaboratori esterni è uno degli aspetti più importanti per il raggiungimento degli obiettivi operativi dello Studio
Con EasyPro è garantito l’accesso controllato alle informazioni e le attività/appuntamenti, di singole persone o gruppi di lavoro, sono sempre sotto controllo.
Le Risorse dello Studio
Con EasyPro le persone – interne o esterne – accedono al sistema in forma controllata, in base ai profili di accesso assegnati da un responsabile dello studio.
Anche i beni strumentali, come le persone, sono considerati risorse dello studio e sono raggruppabili per tipologia; associati alle attività, entrambi generano costi e contribuiscono ai ricavi.
L’agenda
E’ il cuore operativo di EasyPro con un valore aggiunto rispetto a una normale agenda: oltre a pianificare appuntamenti e cose da fare (in sintesi “attività”), ti permette di tradurre questi eventi in prestazioni economiche. Basta infatti spuntare un’attività come “fatta” per trasformarla in prestazione!
Le ore lavorate – valorizzate con voci libere, a tempo o da listino – possono essere caricate a prescindere dalla loro fatturabilità: generano comunque costi e incidono sulla marginalità della commessa. Con EasyPro è tutto a portata di mano! Le attività, infatti, si possono relazionare a documenti, anagrafiche, pratiche, risorse, ecc. e così si garantisce la massima navigabilità all’interno del sistema.
Le anagrafiche
Si riferiscono a Clienti, Fornitori e Contatti e sono assegnate a responsabili e collaboratori dello studio.
Le Anagrafiche offrono una visione di sintesi per garantire immediatezza nella lettura delle informazioni più utilizzate (indirizzi, recapiti telefonici, email e collegamenti tra persone e società), a cui si affianca una vista per sezioni “specialistiche” (dati fiscali/banche, marketing, accesso web e anti riciclaggio).
Con EasyPro hai tutto sotto controllo: anche l’accesso alle informazioni correlate a ogni anagrafica – pratiche, attività, documenti, email, fatture e situazione contabile – è immediato.
Il block notes
EasyPro offre un pratico strumento che velocizza l’imputazione e la consultazione delle informazioni.
Particolarmente adatto per chi svolge mansioni di segreteria, il Block Notes è utilizzabile anche dalle altre risorse dell’organizzazione che necessitano di un accesso rapido a ogni tipo di informazione.
Gestire le informazioni non è mai stato così semplice:
– ricercare persone e società in Internet e inserire automaticamente i nomi trovati come nuove anagrafiche;
– creare una pratica al volo e completarne i dettagli in seguito;
– inserire attività in Agenda (es. telefonate in arrivo, con inserimento nell’agenda della persona cercata).
Le attività e le procedure standard
Razionalizzare il lavoro dei propri collaboratori e, nel contempo, garantire gli standard di qualità dei propri prodotti/servizi è una necessità di ogni organizzazione.
L’introduzione di “attività standard” (compiti predefiniti assegnati a specifiche risorse con documenti collegati) e “procedure standard” (flussi organizzati di lavoro composti da attività standard) facilita la pianificazione del lavoro al fine di eliminare le inefficienze e ridurre i costi di gestione; rappresentano, in sintesi, la standardizzazione dei comportamenti aziendali.
Grazie alle banche dati specialistiche (progettazione, sicurezza, ecc.), completamente personalizzabili, potrai sviluppare e creare una tua raccolta di procedure standard in pochissimo tempo.
Anche il Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2008 è implementabile: le procedure per le non conformità, le azioni correttive/preventive, ecc. sono già disponibili nell’apposito modulo procedure SGQ.
