Pianificazione e controllo commesse

EasyPro pone particolare enfasi al budget di commessa come strumento per la valutazione delle performance in ambito di costi, ricavi e tempi. Le tecniche di project management, indispensabili per i progetti complessi ed economicamente rilevanti, sono applicate in maniera semplice e automatica anche ai lavori di più modesta entità.
La consuntivazione “intelligente” di ore, materiali e produzioni garantisce il perfetto controllo della commessa in fase esecutiva.

Il budget economico

La programmazione delle attività esecutive può derivare direttamente dalla struttura dello Studio Offerta o essere ridefinita secondo una WBS di produzione libera.
I valori del budget possono essere forfetizzati, per lavori di piccola entità, o ricavati associando alle attività previste le risorse fisiche dello studio e dei collaboratori esterni; questi ultimi sono presi in considerazione quando si tratta di attività specialistiche, quando si verificano convenienze economiche o, ancora, quando il carico di lavoro lo richiede.
Gantt interattivo multicommessa
Il Gantt permette di intervenire sui singoli elementi della commessa e sulle loro relazioni; in questo modo si favorisce sia la programmazione delle attività che il loro avanzamento, oltre a mettere in evidenza l’impatto temporale e produttivo.
Per i progetti complessi e ad alto rischio diventano vantaggiose la rappresentazione di attività programmate, effettive e le loro proiezioni a finire, così come l’ambiente multicommessa da cui si ottengono:
– visione d’insieme delle commesse attive;
– visione delle commesse attive di uno specifico cliente;
– rappresentazione grafica delle scadenze relative agli avvisi di parcella e alle conseguenti fatture;
– funzionalità di “filtro” liberamente impostabili.

Il budget finanziario

Per lo studio è importante predisporre un piano di incassi ed esborsi in relazione alle commesse acquisite, per un controllo prima teorico, poi effettivo del flusso di cassa.
Una volta acquisita la commessa, si potranno ripartire gli importi attivi e passivi della medesima, secondo le modalità di pagamento concordate con il cliente e gli eventuali fornitori. Questa operazione porta ad avere un budget mensile degli importi finanziari attivi e passivi espressi tramite rappresentazioni tabellari di immediata lettura.
Allarmi avvisi di parcella
Sulla base del budget, per i professionisti è possibile inserire gli allarmi per l’emissione degli avvisi di parcella e, a seguito del pagamento, procedere con l’emissione della fattura.

La consuntivazione

Rilevazione ore e materiali consumati
La Consuntivazione è finalizzata a rilevare le ore lavorate e i relativi costi associati, a prescindere dalla loro fatturabilità, indispensabili per conoscere la redditività della commessa.
In questo contesto le caratteristiche del Time-Sheet risultano particolarmente vantaggiose:
– è un ambiente dove ogni collaboratore vede il suo carico di lavoro, assegnato dai responsabili di commessa o inserito direttamente da sè stesso;
– le ore di un’attività lavorate giorno per giorno, anche di persone diverse, vengono cumulate automaticamente senza richiedere l’inserimento di nuove registrazioni;
– all’uscita dal programma il Time-Sheet si presenta all’operatore ricordandogli di segnare le attività del giorno.

Il controllo commessa

Il controllo della commessa avviene confrontando i dati programmati del budget con quelli rilevati nella consuntivazione. Un primo risultato, spesso sufficiente per le commesse brevi, si ottiene confrontando le ore previste con quelle consuntivate, mentre con l’Earned Value Analysis si arriva al controllo dei tempi e dei costi di esecuzione e alla proiezione a finire delle singole attività e dell’intera commessa.
Analisi efficienza
L’ambiente “situazione contabile” riassume i dati economici di una singola commessa, delle commesse attive legate a un cliente o di un gruppo di commesse liberamente impostabili e mette in evidenza, tra l’altro, l’efficienza della propria forza lavoro.