Preventivazione e ordini
Preventivi veloci e strutturati per essere efficaci nell’acquisizione degli incarichi e nella loro successiva gestione.
Produrre i preventivi e gestire gli ordini sono attività vitali per lo Studio.
Che tu sia un singolo professionista o un’organizzazione strutturata, per la gestione dei tuoi progetti puoi contare su EasyPro. Esegui lo “studio dell’offerta” scegliendo tra le diverse modalità che il sistema propone, procedi all’eventuale preparazione del budget e, in parallelo, del preventivo, con possibilità di dare al documento il giusto livello “formale”, in funzione delle esigenze del committente.
La pratica
Progetti
La Pratica, concepita come un “fascicolo elettronico”, offre una sezione di sintesi per la consultazione di clienti, risorse coinvolte e sottoschede specifiche per la gestione dei dati amministrativi, oltre a permettere l’immediato accesso ad attività, documenti, email, budget, preventivi, ore lavorate, fatture e situazione contabile.
La pratica, pertanto, è il miglior modo per organizzare e gestire tutte le informazioni relative ai progetti e tener traccia dei costi commerciali propedeutici all’acquisizione della commessa.
Relazioni e responsabilità
La pratica e tutti i suoi elementi sono facilmente relazionabili; ciò offre vantaggi notevoli nell’organizzazione di clienti, fornitori e tutti i soggetti coinvolti nel progetto e nella flessibilità di ricerca dei dati. A ogni pratica possono essere associati i responsabili e i collaboratori, con accesso differenziato in base al loro ruolo. Entrambi i soggetti possono avere una relazione diretta con il fatturato prodotto dalla pratica che ha assunto lo status di “commessa”.
Ripartizione Fatturato
Il fatturato può essere suddiviso tenendo conto di tre aspetti fondamentali:
– percentuale sul fatturato, omogenea o differenziata, riferita alle persone coinvolte nel progetto;
– SOB (Source of Business), percentuale sul fatturato riferita all’acquisizione del Cliente;
– Office Fee, percentuale sul fatturato in relazione alla messa a disposizione di beni strumentali.
Lo studio offerta
La semplicità di gestione della fase di studio dell’offerta, unita a un metodo rigoroso, garantisce risultati eccellenti per l’analisi dei progetti sia di piccolissima entità che più strutturati o complessi. In quest’ultimo caso si rivelano fondamentali i seguenti argomenti:
Scomposizione del progetto
La WBS (Work Breakdown Structure) è lo strumento per studiare rapidamente gli elementi che compongono il progetto richiesto e la base per la successiva definizione sia del Preventivo da presentare al cliente che del Budget di commessa.
Analisi e simulazione economica
Il preventivista può trarre grande vantaggio dalla standardizzazione delle attività e delle procedure tipiche dello studio, organizzate in un vero e proprio listino interno.
Indipendentemente dalla scomposizione del progetto si avrà sempre la massima velocità e precisione nell’analisi dei costi diretti e, tramite un ambiente di simulazione, nella determinazione del miglior prezzo di vendita tenendo conto dei costi indiretti, generali e dell’utile.
Carico di lavoro delle risorse
In fase di stesura dell’offerta è possibile valutare se si è in grado di accettare un nuovo incarico molto remunerativo, ma che richiede tempi di evasione brevissimi. Ciò diventa possibile tramite funzioni di simulazione, che permettono di valutare l’impatto del nuovo progetto sul carico di lavoro esistente di ogni collaboratore coinvolto ed, eventualmente, la ripianificazione del loro impegno giornaliero.
Il preventivo e la gestione ordini.
Preventivi a Clienti
I “preventivi a clienti” possono essere formalizzati e dettagliati in funzione delle esigenze commerciali dello studio, indipendentemente dal fatto che le voci derivino dalla WBS preparata in fase di “Studio Offerta” o vengano inserite ex novo (libere o a tempo). Particolarmente efficace risulta la possibilità di configurare il listino commerciale interno per:
– clienti specifici o gruppi di clienti/pratiche;
– difficoltà e livello di rischio della commessa;
– tipologia di attività e livello professionale della risorsa.
Ordini a fornitori
Gli “ordini a fornitori” possono essere preceduti da richieste interne di approvvigionamento e richieste di offerta, queste ultime da inoltrare ai soggetti estrapolati dall’elenco fornitori qualificati dello studio.
