Gestione del processo di approvvigionamento
Il miglior supporto per l’ufficio acquisti aziendale nel processo di approvvigionamento
Matrix ti aiuta a rispondere alle domande che accompagnano il sottoprocesso di approvvigionamento.
a. Riesco a generare in automatico dal budget operativo di commessa un piano di approvvigionamenti tempificato per fase? b. Ordini emessi per la commessa e nuove necessità di approvvigionamento, sempre della commessa, trovano nel piano degli approvvigionamenti lo strumento per un controllo dinamico degli eventi? c. Riesco a tenere traccia delle richieste di offerte emesse in sede di gara (o offerta in ambito privato) ai miei fornitori? Come abbino o individuo i fornitori a cui inviare le richieste di offerta? d. Come qualifico preventivamente i miei fornitori a cui inviare le richieste d’offerta? Riesco a trasmettere la richiesta tramite moduli che permettano l’import-export automatico dei dati (in modo da poter fare quadri di raffronto in maniera veloce)? Riesco a produrre quadri di raffronto che enfatizzino anche gli altri elementi fondamentali della fornitura oltre al prezzo (tempi di consegna, pagamenti, garanzie, referenze, affidabilità nota da precedenti forniture)? |
e. Riesco a gestire gli ordini di approvvigionamento con diversi moduli a seconda delle necessità e tipologia di fornitura (fornitura di materiali o semilavorati, prestazioni o servizi, subappalti, contratti aperti, fornitura in opera, noli a caldo o a freddo, ecc.)? f. Ho un archivio ordini emessi che mi permette di effettuare analisi di tipo anche statistico (ricerca per articolo o tipologia di articolo)? g. In caso di problemi, non conformità o anomalie in fornitura, riesco a tenerne traccia anche per i prossimi approvvigionamenti? |
Fabbisogni
La lista dei fabbisogni rappresenta l’elenco di tutte le risorse, suddivise per fasi di lavoro (WBS del budget), necessarie alla realizzazione dell’opera. Il documento “Lista dei fabbisogni”, a disposizione del responsabile di cantiere, costituisce la base per lo sviluppo delle richieste di approvvigionamento di manodopera, mezzi e materiali.
Le richieste inserite a sistema permettono allo stesso responsabile di cantiere, nonchè all’ufficio acquisti, di monitorare la rispondenza con quanto stabilito a budget e di evidenziare gli eventuali “extra” necessari al cantiere.
Con Matrix, inoltre, l’ufficio acquisti si avvale di funzionalità necessarie sia per le verifiche di disponibilità interna delle risorse che per lo sviluppo delle richieste di offerta e dei relativi ordini.
Funzionalità
Gestione fabbisogni – pianificazione
Interrogazione fabbisogni – pianificazione
Creazione Richieste di Acquisto (RDA)
Creazione Budget Operativo
Qualificazione fornitori
La procedura di qualificazione dei fornitori raggruppa i loro dati anagrafici e una serie di informazioni relative alle funzionalità richieste dal Sistema Qualità:
– qualificato;
– storico;
– valutazione;
– certificazione;
– date di verifica;
– fasce di acquisto;
– tipologie forniture;
– anagrafica avanzata (es. recapiti telefonici divisi per uffici/reparti).
La gestione delle informazioni aggiuntive permette di creare un archivio parallelo di “fornitori qualificati”, utilizzabile come orientamento nelle fasi di preventivazione, richieste offerta e ordini.
Richiesta e raffronto offerta
Con Matrix l’ufficio acquisti dispone di un ambiente utile per la formalizzazione delle richieste di offerta e la successiva analisi delle proposte pervenute.
Lo strumento offre massima flessibilità nella creazione dei suddetti documenti, tenendo conto della tipologia di richiesta: fornitura di materiali o prestazione di servizi.
Inoltre, sfruttando strumenti Office, l’operatore può creare quadri di raffronto che analizzano i prezzi unitari o il valore di fornitura, le condizioni di pagamento, i tempi di approvvigionamento e la classe di merito del fornitore.
Ordini interni
Gli ordini interni vengono prodotti dall’ufficio acquisti a seguito delle fasi di elaborazione delle RDA, verifica del materiale disponibile a magazzino e conseguente prenotazione, totale o parziale, per conto di ogni singola commessa; quest’ultima fase è di supporto alla compilazione dei DDT e permette la movimentazione delle sole quantità ordinate.
Funzionalità
Movimenti correlati
Valorizzazione movimenti con prezzo medio
Valorizzazioni inventariali a costo medio o a valore di mercato
Gestione contabile e fiscale in linea con le normative
Integrazione con la Contabilità Analitica
Schede di lavorazione
Gestione codici a barre
Report di stampa
Ordini di fornitura e contratti di subappalto
La procedura “Ordini di Fornitura e Contratti di Subappalto” permette all’ufficio acquisti, che ha come obiettivo primario quello di ottenere le migliori condizioni di approvvigionamento, di:
– rilevare le quantità richieste dalle RDA o, in difetto, le quantità previste nei fabbisogni e i relativi obiettivi di spesa;
– pianificare gli acquisti in funzione delle date di consegna richieste dai cantieri.
L’integrazione della suddetta procedura con l’accettazione merce e il controllo bolle/fatture permette il confronto tra i dati contenuti nei documenti prodotti dal fornitore (DDT, SAL, fatture) e quelli riportati nell’ordine. In questa fase si presta particolare attenzione al rispetto dei tempi di consegna e delle condizioni di pagamento, alla congruenza delle quantità e dei valori ordinati e alla conformità del materiale.
Ordini di Fornitura e Contratti di Subappalto risultano indispensabili per ottenere con Matrix l’elaborazione delle proiezioni finanziarie a livello sia di singola commessa/cantiere che aziendale.
Documentazione contrattuale
La produzione di documenti (capitolati, contratti, verbali, ecc.) è una funzione indispensabile per regolare i rapporti con Clienti/Fornitori e rappresenta un sottoinsieme della più ampia gestione documentale di Matrix.
La procedura consente di predisporre “Modelli Standard” per ciascuna tipologia di documenti e di intervenire nella personalizzazione degli stessi, in termini sia di impaginazione che di formattazione del testo.
L’operatore può disporre delle funzioni tipiche di un word processor (font, dimensioni, stili, colore), incluso l’inserimento di immagini, tabelle e di tutti i dati trattati dal sistema.
Controllo PDA – RDA – Ordini
Matrix mette a disposizione del Project Manager un report per tenere sotto controllo lo sviluppo degli approvvigionamenti, tramite le relazioni tra i documenti interni al sistema.
Il confronto tra quanto pianificato, richiesto e ordinato mette in luce le problematiche relative a extrabudget, ritardi delle richieste o degli ordini, ritardi legati alle consegne o alla disponibilità delle risorse.
